Hauptmerkmal

Die Erstellung der Tagesordnung und des Tagungspakets im Convene ist so einfach wie das Ausfüllen eines Online-Formulars. Sobald es eingerichtet ist, können Sie Ihre Tagesordnung und Ihre Unterlagen jederzeit mit einem einfachen Drag & Drop neu ordnen. Convene erkennt jede Datei im nativen MS Office-Format und kann diese automatisch für Sie konvertieren, wodurch Sie Zeit und Mühe sparen.
Sobald Sie Ihre Besprechungsvorlage erstellt haben, können Sie diese für zukünftige Besprechungen so oft wie nötig wiederverwenden.

Für Organisationen mit Genehmigungshierarchien bietet die Dokument-Abzeichnungsfunktion Review Room
Organisatoren die Möglichkeit, Dokumente nacheinander in Umlauf zu bringen, indem sie die Reihenfolge der Unterzeichnung durch die
vom ersten bis zum letzten Unterzeichner.
Dies kann Ihnen helfen, Ihren Genehmigungs- und Dokumentenabzeichnungsprozess zu beschleunigen.

Wählen Sie eine Besprechungsart, einen Titel, Datum und Uhrzeit, bevor Sie Tagesordnungspunkte hinzufügen, veröffentlichen und Teilnehmer benachrichtigen.
Planen Sie zukünftige Sitzungen mit derselben Vorlage mit einem Klick - mit der Möglichkeit, die Tagesordnung und ausstehende Aktionspunkte aus früheren Sitzungen zu kopieren.

Fügen Sie Abstimmungspunkte zu Ihrer Tagesordnung hinzu, um die Entscheidungsfindung zu verbessern. Convene ermöglicht es Vorstandsmitgliedern, aus der Ferne abzustimmen, d.h. wenn ein Mitglied nicht physisch an der Sitzung teilnehmen kann, kann es trotzdem an der Entscheidungsfindung teilnehmen.
Verwenden Sie bei sensiblen Themen anonyme Abstimmungen, so dass sich alle Mitglieder wohl fühlen.

Verbessern Sie die Rechenschaftspflicht und Transparenz mit unserer Dokumentenbibliothek. Sie können das gesamte Sitzungspaket, einschließlich des Protokolls, mit nur einem Klick speichern. Wählen Sie die gewünschte Sitzung und wählen Sie Sitzung exportieren, wählen Sie Ihren Bestimmungsort und klicken Sie auf Senden.
Convene verfügt sogar über einen eingebauten Aufbewahrungsplan, falls Sie sicherstellen müssen, dass Ihre Unterlagen mit den Standards Ihres Unternehmens für die Verwaltung von Unterlagen übereinstimmen.

Mit den Protokollfunktionen von Convene können Sie eine Menge Zeit sparen. Convene erstellt am Ende jeder Sitzung automatisch einen Protokollentwurf in einem bearbeitbaren Word-Format. Mit dieser Funktion wird die Anwesenheit der Sitzungsteilnehmer verfolgt und in den generierten Protokollentwurf aufgenommen.
Die Sitzungsteilnehmer können das Sitzungsprotokoll mit der Funktion 'Review Room' überprüfen und abschließen, bevor sie es in ein PDF-Format exportieren.

Die Sitzungsprotokolle können dem Überprüfungsraum zur Begutachtung/Genehmigung hinzugefügt werden, bevor sie in das endgültige Sitzungspaket aufgenommen werden. Sie können das Protokoll mit den In-App-Anmerkungswerkzeugen überprüfen und kommentieren. Sie können die Version aus der App heraus genehmigen oder ablehnen, und eine Nachricht geht an den Organisator der Sitzung.
Verfolgen und Neuzuweisen von Aktionspunkten in der App, Sie müssen nicht bis zur nächsten Sitzung warten oder E-Mails versenden, um den Fortschritt zu überprüfen.

Convene Videokonferenzen sind die perfekte All-In-One-Lösung für Ihr Team, um Dokumente zu lesen, prüfen, sowie zu diskutieren und bewerten.