Der NHS Blood and Transplant befasst sich mit Blutspendediensten in England und Transplantationsdiensten in ganz Großbritannien. Dazu gehört die Verwaltung der Spende, Lagerung und Transplantation von Blut, Organen, Geweben, Knochenmark und Stammzellen sowie die Erforschung neuer Behandlungen und Verfahren. NHS Blood Transplant nutzt Convene seit April 2017.

Umfassende und integrierte Lösung 

NHS B&T war ursprünglich kein rein papierbasierter Arbeitsplatz. Wir benutzten bereits digitale Lösungen, aber wir hatten nicht eine Lösung, die alles tun konnte. Wir wussten, dass jeder Administrator, der Besprechungen organisierte, seine eigenen Prozesse mit Word, Outlook, einem gemeinsamen Laufwerk im Windows Explorer und manchmal sogar mit Dropbox zusammenschusterte. Sie mussten dies tun, weil wir nichts Spezifisches für Meetings hatten. Wir wussten, dass es einen besseren Weg geben musste, da einige unserer Vorstandsmitglieder und nicht-geschäftsführenden Direktoren ähnliche Produkte in anderen Organisationen verwendeten, und so bat mich der Chief Executive, zu prüfen, ob ich nicht eine Komplettlösung an Bord bringen könnte.

Kompatibilität mit mehreren Plattformen

Wir haben auch andere Optionen im Beschaffungsprozess geprüft. Die anderen Lösungen waren gut, aber Convene ist erschwinglich und hatte einen flexiblen Vertrag. Darüber hinaus waren die browserbasierten Funktionen wichtig, da alle unsere Sitzungsteilnehmer die Anwendung auf ihre Geräte heruntergeladen haben, aber die Administratoren müssen in der Lage sein, mit unseren Desktops an dem Paket zu arbeiten. Ich wollte weder die Arbeitsbelastung unseres Informations- und Kommunikationstechnologie-Teams (IKT-Teams) erhöhen noch sie bitten, die Convene-Anwendung in unser virtuelles System einzubauen. Ich wollte nur, dass es für die Administratoren leicht zugänglich ist, so dass die Tatsache, dass es browserbasiert ist, nur minimale Unterbrechungen für das IKT-Team bedeutet. Natürlich mussten wir die Anwendung auf persönlichen Geräten installieren, aber das ist viel einfacher. Mit browserbasierten Funktionen gibt es immer ein Fallback, und es gibt immer eine Möglichkeit, die Papiere zu verfolgen, egal wo man sich befindet.

“Da Sie Convene für leitende Angestellte ausrollen werden, versuchen Sie, die Schulungssitzung während einer Sitzung des Exekutivteams selbst für Ihr Exekutivteam durchzuführen.”

Organisierter Implementierungsplan

Ich stellte ein paar Parameter dafür auf, wer Convene benötigen würde, bevor ich per E-Mail an alle Assistenten der Geschäftsführung eine Liste aller Personen anforderte, die an Sitzungen der Geschäftsführung teilnahmen oder einem Direktorium angehörten. Dann bat ich die Direktoren, andere Personen vorzuschlagen, falls es einen weiteren großen Ausschuss gäbe, der von Convene profitieren könnte. Nachdem ich die Namen der Personen herausgefunden hatte, die dies benötigten, entwarf ich dann einen Einführungsplan in Excel. Ich beschloss, die Einführung um das erste Treffen herum zu strukturieren, bei dem die Leute Convene nutzen würden. Es gab ein Zeitfenster von 2-3 Monaten, in dem diese Treffen zwischen den Direktionen und Ausschüssen stattfinden sollten. Wir betrachteten Convene als eine kleine Ergänzung und nicht als unser Hauptanliegen im IKT-Bereich. Ich musste einen Weg finden, minimale IKT-Ressourcen zu nutzen, und die Lösung bestand darin, die Leute dazu zu bringen, Convene etwa zwei Wochen vor dem Bedarf zu installieren. Auf diese Weise konnte ich das Arbeitspensum verteilen, und ICT machte es nichts aus, 3-4 Installationen pro Woche durchzuführen. Wenn ich sie dazu gebracht hätte, 100 Lizenzen in einer Woche zu installieren, wären sie nicht glücklich gewesen. Als es um den Einkauf ging, war das Hauptziel, die Administratoren mit ins Boot zu holen. Am Ende des Tages ist die Person, die Convene verstehen und richtig anwenden muss, der Administrator. Also war alles, vom Einbinden der Administratoren bis zur Nutzung von Schulungen, für sie gedacht, um die Vorteile im Wesentlichen intern zu verkaufen.

Handlungsschritte für die Implementierung

Das Wichtigste, was die Menschen während des Implementierungsprozesses tun sollten, ist sicherzustellen, dass sie eng mit Convene zusammenarbeiten, um einen Schulungsleitfaden zu erstellen, der für ihre Organisation funktioniert. Es gibt Herausforderungen, die wir nicht haben, die das Sheffield Hospital hat und umgekehrt. Es geht darum, ein Schulungs-und Implementierungsprogramm zu erstellen, das für Sie funktioniert.

Zweitens wird es ein paar Schwierigkeiten geben, und die Dinge werden nicht immer wie geplant laufen, aber es ist wichtig, ein Dokument zu haben, auf das Sie sich beziehen können. Und schließlich, da Sie den Convene für leitende Mitarbeiter ausrollen werden, versuchen Sie, die Schulungssitzung während einer Sitzung des Exekutivteams selbst für Ihr Exekutivteam durchzuführen.

Ich tat dies, weil mir ständig gesagt wurde: "Wir sind zu beschäftigt dafür". Es liegt in der Natur der Sache, dass die Lösung, die Convene bietet, für Personen gedacht ist, die keine Zeit für eine Schulung haben. Deshalb müssen Sie sie während einer Sitzung einbeziehen. Bei diesem ersten Treffen würde ich tatsächlich jemanden von Convene holen oder es selbst leiten und den Leuten beibringen, wie man es benutzt.

Kontinuierliche hervorragende Supportleistungen

Mir gefiel die Tatsache, dass wir durchgehend mit Gemma Walford, unserer Account Managerin, zusammengearbeitet haben. Anfangs dachte ich, dass Gemma die Verkäuferin sei. Sie leistete dabei großartige Arbeit, aber es fühlte sich an, als sei sie die Person, die speziell mit unserem Projekt betraut war, und das machte alles so einfach, und wir bauten eine richtige Beziehung zum Unternehmen auf. Das bedeutet, dass sie, wenn wir heute ein Gespräch führen, auf das zurückgreifen kann, worüber wir im vergangenen September während des Beschaffungsprozesses gesprochen haben. Ich denke, dass die Kontinuität unglaublich war, und das war ein Bonus beim Kauf der Lösung.