Mills and Reeve ist eine führende britische Anwaltskanzlei, die eine breite Palette von Rechtsdienstleistungen anbietet. Die Kanzlei ist die einzige Kanzlei, die 16 Mal in der "Top 100 Best Companies to Work For" der Sunday Times mit einem Rekord ausgezeichnet wurde. Sie ist seit 2019 Kunde von Convene.

Pre-Convene: "Workaround"-Prozesse mit Lösungen, die "nicht für den Zweck geeignet" sind

Als ich diese Aufgabe vor 18 Monaten übernahm, gab es noch keine maßgeschneiderte Lösung, sondern es handelte sich eher um ein in Betrieb befindliches Workaround-System. Nitropro wurde zur Herstellung von Board-Packs verwendet, und das war zeitaufwändig und nicht immer zuverlässig. Zum Beispiel, wenn sich die Reihenfolge der Ausführung änderte oder wenn nachträglich Änderungen an Dokumenten vorgenommen wurden. Unsere Board-Pakete können zwischen 300 und 400 Seiten lang sein, und Nitropro und Sharefile eigneten sich nicht für den Einsatz bei umfangreichen Board-Paketen, so dass eine effiziente Lösung erforderlich war. Der Vorstand war frustriert, als er keinen Zugriff auf Dokumente in Sharefile hatte. Wir mussten die Papiere einscannen und Zeit am Fotokopierer verbringen, was arbeitsintensiv war und keine effektive Nutzung der Zeit darstellte. In der Position, in der wir uns innerhalb des Unternehmens befinden, war es nicht möglich, diese Aufgaben an die jüngeren Teammitglieder zu delegieren, so dass der Bedarf an Veränderungen immer größer wurde.

Bedarf an einem zuverlässigen und zugänglichen System

Der Hauptgrund für die Wahl eines Board-Portalsystems war die Zuverlässigkeit, und die Zuverlässigkeit von Convene war das entscheidende Kriterium für unsere Entscheidung zur Implementierung. Obwohl wir die vorherige Plattform benutzten, gab es Komplikationen damit. Beispielsweise würden verschiedene Gebührenempfänger sagen, dass sie auf ein Dokument zugreifen können, auf ein anderes aber nicht. Dies war für alle Beteiligten frustrierend. Ich wusste, dass das Dokument vorhanden war, aber ich konnte nicht garantieren, dass es für alle, die es benötigten, sichtbar sein würde. Convene hat uns in dieser Hinsicht viel Zeit erspart, da die Dokumente sofort zugänglich sind, und so hat es wirklich dazu beigetragen, unsere Prozesse zu vereinfachen.

Unkomplizierter Auswahlprozess

Unsere IT-Abteilung war von Anfang an integral beteiligt. Bevor wir auf die Suche gingen, hatten wir eine Besprechung, um die Funktionen zu besprechen, die nicht mit unseren Systemen funktionierten, und die beste Möglichkeit, unsere Prozesse zu rationalisieren. Unsere IT-Abteilung setzte sich mit zwei Lösungsanbietern in Verbindung, die sich mit Board-Software befassten, einer davon war Convene.

Es war sehr hilfreich, die Demonstration vor unserer Anmeldung zu haben. Wir hatten das Gefühl, dass das Vertrauen in uns als potenziellen Kunden vorhanden war. Hätten wir nicht die Möglichkeit der Demo und der dreimonatigen Probezeit gehabt, wäre das vielleicht ein entscheidender Faktor gewesen, nicht auf Convene zu setzen. In diesem Fall konnten wir die Investition damit rechtfertigen, wie lange wir das System bereits genutzt haben und wie gut es bei uns funktioniert hat.

Mehrzweck-Software zur Optimierung Ihrer Prozesse

Wir haben die Software für mehrere verschiedene Funktionen eingesetzt. Zum Beispiel ist es so leicht, ein PDF-Dokument vorzubereiten. Es hat mir einen ganzen Tag an Vorbereitungszeit erspart, was einen großen Unterschied macht, wenn es um eine bereits unter Zeitdruck stehende Situation geht. Die Vorbereitung von Paketen dauert nur Minuten, und wenn etwas nicht richtig aussieht, kann man es einfach noch einmal machen. Für Papiere, für die wir ähnliche Packs verwenden, können wir einfach Dummysitzungen einrichten und die Software dafür verwenden, auch wenn es sich nicht um eine eigentliche Sitzung handelt.

Vor der Anwendung von Convene war es sicherer, ein Paket erst dann zusammenzustellen, wenn alle Papiere zusammengestellt waren und ich wusste, dass sie korrekt waren, wohingegen ich sie jetzt stückweise hochladen und dann die Sitzung veröffentlichen kann, was dem Vorstand mehr Zeit gibt, sich im Wesentlichen in bestimmte Papiere zu vertiefen und sie zu lesen. Auch hier hätte ich vor der Anwendung von Convene einen Tag gebraucht, um alle Lesezeichen zu setzen, alle Seiten zu nummerieren und sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Wenn Sie nicht die Person sind, die für diese Aufgabe verantwortlich ist, haben Sie wirklich keine Ahnung, wie anstrengend es sein kann. Die Leute denken oft, dass es sich um einen einfachen Prozess handelt - jetzt ist es so!

Convene ist unerlässlich für effektive Fernarbeit

Fernarbeit ist derzeit der Standard. Ohne Convene wäre es für uns unmöglich gewesen, unsere Arbeit effektiv zu erledigen. Convene hat uns geholfen, die Schwierigkeiten der gegenwärtigen Situation zu bewältigen. Für viele Menschen ist das Arbeiten aus der Ferne kostengünstiger, so dass ich mir vorstellen kann, dass es generell mehr Menschen geben wird, die von zu Hause aus arbeiten wollen.

Convene ist definitiv ein System, das den Bedürfnissen des Rechtssektors entspricht. Es ist flexibel und kann je nach Bedarf auf unterschiedliche Weise eingesetzt werden. Wir benutzen es als Präsentationsgerät für Pakete, aber wenn es für eine Vorstandssitzung oder eine Kundensitzung verwendet wird, ist es ein System, das es uns ermöglicht, Daten nahtlos und effizient vorzubereiten und zu präsentieren.

Sicherheit auf höchstem Niveau und granulare Zugangskontrollen

Ursprünglich stand die Sicherheit an erster Stelle, aber da nur zwei Administratoren für das System verantwortlich waren und wir eng zusammenarbeiten, wussten wir genau, auf welche Daten zugegriffen wurde und wer darauf zugriff.

Als mehr administrative Benutzer an Bord kamen und mit Convene vertraut waren, nutzten wir die verschiedenen Arbeitsbereiche, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen nur denjenigen in einem bestimmten Arbeitsbereich zugänglich waren, zum Beispiel Partnerschaft und Management. Mit Convene wussten wir, dass wichtige Dokumente nur für das vorgesehene Publikum einsehbar waren.

Breite Palette an nützlichen Funktionen

Die Funktion Agenda ist hilfreich für die Erstellung des Board-Pakets. Meine Reihenfolge der Tagesordnung kann sich drei Tage vor der Sitzung ändern, und es ist sehr einfach, Tagesordnungspunkte per Drag & Drop zu verschieben. Wenn ich Nitropro verwendet hätte, hätte ich physisch hineingehen und die Reihenfolge der Dokumente ändern müssen. Mit Convene ist es ein einfacher Fall von Drag & Drop, die PDF-Datei reproduzieren, und das war' s.

Wir hatten gehofft, die Abstimmungsfunktion verwenden zu können, aber bisher gab es nicht genug Zeit, um damit zu experimentieren. Insgesamt ist Convene eine benutzerfreundliche und intuitive Dachlösung. Wenn ich neue Convene-Benutzer eingearbeitet habe, fragen sie oft, warum wir Convene nicht schon früher verwendet haben! Die Leute wissen, dass sich laufende Aufträge, Daten und Zeiten ändern können und dass alle Änderungen vom System verarbeitet werden.

Sie wissen auch, dass die richtigen Leute Zugang zu den richtigen Informationen haben. Das ist sehr wichtig, denn neben unseren acht Hauptverwaltungsratsmitgliedern schicken wir das Paket auch an die über 120 Partner. Wenn es Papiere gibt, die dem Vorstand nicht bekannt sein sollten, kann ich diese entfernen und innerhalb von fünf Minuten ein brandneues Paket erstellen.