Kundenerfolg mit Convene
Abbildung: Generalsekretärin, Dr. Mary Bousted.
Zwei Wochen vor jedem Sitzung würden wir die Sitzungspakete vorbereiten und sie an unser Versandbüro schicken. Diese stellten sie dann zusammen, druckten sie aus und schickten sie dann an unsere 35 Exekutivmitglieder. Wenn sie dann im Büro ankamen, wollten sie oft ein weiteres Exemplar haben. Das waren auch große Pakete! Wir sprechen hier nicht von etwas, das man in einen Umschlag stecken und mit der normalen Post verschicken kann - wir mussten sie als Paket verschicken. Die Anzahl der Seiten variierte, aber wir druckten die Pakete auf A5-Papier aus, und bei großen Sitzungen konnten die Broschüren 1 Zoll bis 1,5 Zoll groß sein. In den meisten Fällen, wenn nicht alle Papiere fertig waren, musste die Versandstelle den Rest als kleineres Paket verschicken, manchmal erst Tage vor der Tagung. Auch wenn die Exekutivmitglieder zur Sitzung kamen, baten sie um ein weiteres Exemplar, weil die Pakete zu schwer waren oder sie andere Dinge mitbringen mussten. Und schließlich brachten einige Kollegen zusätzliche Exemplare zu diesen Treffen mit, um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer ein Exemplar hatte. Wir hatten im Grunde genommen immer etwa drei Exemplare gleichzeitig im Umlauf!
Wir hatten über ein Jahrzehnt lang darüber nachgedacht, papierlos zu werden. Niemand nahm es so recht an, und es hat sich nie wirklich durchgesetzt. Irgendwann waren die Sitzungspakete auf die Website hochgeladen worden, aber es war keine sichere Option. Die Leute bevorzugten immer noch das oben beschriebene Papierverfahren, also haben wir nichts gespeichert, sondern nur ein neues Verfahren hinzugefügt.
Unser kürzlich ernannter Generalsekretär bat uns, eine digitale Lösung zur Reduzierung des Papierverbrauchs zu finden. Nach der ersten Online-Demo war mein erster Gedanke, dass Convene viel einfacher aussieht als alles andere. Unser Kundenbetreuer hielt dann eine Vor-Ort-Demo für eine Gruppe von Mitarbeitern ab, die ich als meine Champions bezeichnen würde, denn wenn sie sagen, dass es für uns nicht funktionieren wird, dann vertraue ich ihnen.
Sie dachten, es sei unkompliziert und es hat funktioniert.
Jedes Mal, wenn ich einen neuen Sitzungsorganisator mitbringe und ihnen zeige, was sie tun sollen, fragen sie immer: " Ist das dann alles? So einfach ist es, mit Convene zu beginnen.
Wir haben es geschafft, mindestens 90% der Exekutive umzustellen. Es gibt immer noch zwei oder drei, die durchhalten. Es ist gar nicht so schlecht, ein Sitzungspaket für zwei oder drei Personen zu drucken. Manchmal müssen wir das Verwaltungspersonal daran erinnern, Convene weiterhin zu nutzen. Eine Übergangszeit ist heikel, da wir unsere alten und neuen Prozesse technisch nebeneinander laufen lassen.
Es braucht zwar Zeit, sich an Veränderungen zu gewöhnen, doch manchmal kann es bestimmte Prozesse sofort leicht machen. Als wir den Beschaffungsprozess in Angriff nahmen, wollten wir vor allem Papier in den Sitzungen loswerden, aber Convene löst eine Reihe anderer Probleme. Wenn wir zum Beispiel Informationen hatten, die als privat oder vertraulich galten, mussten wir diese Papiere direkt vor Beginn einer Sitzung verteilen und gleich danach wieder einsammeln.
Die Verteilung vertraulicher Informationen ist mit Convene viel einfacher und weniger zeitaufwendig. Es ist so einfach wie das Hochladen des Dokuments und das Entfernen des Dokuments aus dem System, wenn das Treffen vorbei ist, und das war's.
Ich bin sicher, dass alle anderen Produkte dasselbe tun könnten, aber mit Convene ist es einfacher und leichter zu handhaben.
Füllen Sie das Formular aus, um eine kostenlose Probeversion von Convene zu starten. Wir werden Ihnen sogar relevante Fallstudien zusenden, geben Sie einfach Ihre Firmen-E-Mail-Adresse an.
Testen Sie Convene jetztPlease schedule a free demonstration and let's discuss your requirements
.png "German Apple App Store Badge")
