Der CVJM, eine bekannte Marke mit internationalem Hauptsitz in Genf, Schweiz, ist die grösste und älteste Jugendorganisation der Welt mit mehr als 64 Millionen Begünstigten aus 120 nationalen Verbänden. Ihre Arbeit ermöglicht es jungen Menschen, ihr volles Potenzial zu entfalten, indem sie sich an einer unterstützenden und integrativen Gemeinschaft beteiligen.

Besser als Google Drive

Vor Convene wurden Dokumente per E-Mail oder über Google Drive ausgetauscht. Wir stellten fest, dass E-Mail für die gemeinsame Arbeit nicht gut war. Bei Google Drive stellten wir Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit fest. Das Drive wurde von den Tagungsteilnehmern gemeinsam genutzt, wir stießen jedoch auf Schwierigkeiten, wenn es um die Dokumentenverwaltung ging.

Wenn ein Teilnehmer beispielsweise nach dem Herunterladen eines Dokuments ein neues Dokument anzeigen und dann zu einem früheren zurückkehren wollte, musste dies auf einem anderen Bildschirm erfolgen. Dies führte zu einem schlechten Dokumentationsfluss, was sich wiederum nachteilig auf den Ablauf und die Richtung unserer Sitzungen auswirkte..

Nahtlose Zusammenarbeit bei Sitzungen

Mit Convene werden der Dokumentenaustausch und die Zugänglichkeit rationalisiert, und es gibt den zusätzlichen Vorteil, dass Dokumente in Echtzeit hervorgehoben und mit Anmerkungen versehen werden können. Alle sind mit der Dokumentation buchstäblich auf der gleichen Seite. Wir wissen, dass die Tagesordnung, von der aus wir arbeiten, die neueste Version ist, es ist also wie die Arbeit an einem großen Dokumentensystem. Alles ist an einem Ort, und wir haben keine Fragen mehr von Teilnehmern, ob sie von der richtigen Tagesordnung aus arbeiten oder nicht.

Unser letztes Sitzungspaket umfasste 400 Seiten! Es wäre unmöglich gewesen, Dokumente in einem Paket dieser Größe zu lesen und zu kommentieren, wenn sie im Dropbox- oder E-Mail-Format vorliegen würden. Mit Convene sind diese Probleme gelöst worden. Funktionen wie das Inhaltsverzeichnis auf der rechten Seite und Anmerkungen sind bei einem so großen Tafelpaket besonders nützlich.

Einfache Lernkurve

Ich würde sagen, dass mit Convene die Benutzererfahrung klar und definiert ist. Es gibt Merkmale von Convene, die Stück für Stück verstanden werden können, und die Lernkurve ist glatt und schnell, so sehr, dass wir festgestellt haben, dass es für unsere Benutzer möglich war, die Funktionsweise des Systems innerhalb einer Stunde zu begreifen! Der überragende Faktor ist, dass Convene eine großartige digitalisierte Lösung für Meetings ist..

“Die Lernkurve ist reibungslos und schnell, so dass es unseren Benutzern möglich war, sich innerhalb einer Stunde in die Funktionsweise des Systems einzuarbeiten!”

Claude-Alain Danthe, Leiter IT und soziale Medien.

Engagierte Unterstützung

Besonders beeindruckt war ich von der anfänglichen Präsentation und Schulung. Leonore (die Kundenbetreuerin) kam zur Präsentation. Sie war auch die erste Kontaktperson, mit der wir zusammengearbeitet haben, als wir eine Vorstandslösung in Erwägung zogen, und ihr Ansatz und ihre Professionalität besiegelten unsere Entscheidung, den Konvent zu verabschieden.

Ich hatte zuvor mit eSure gesprochen und den Einsatz von BoardPacks in Erwägung gezogen, war jedoch enttäuscht über die Qualität der Präsentation und das Fehlen eines beratenden Ansatzes, wenn es um ihre Kundenbetreuung ging. Bei Convene ist das Unterstützungsangebot von unschätzbarem Wert. Alle gestellten Fragen wurden klar und präzise beantwortet. Wir haben auch das Online-Schulungsdokument von Convene gut genutzt, wenn wir Antworten auf eine bestimmte Frage benötigten.

Robuste Meeting-Lösung

Wir stehen dem Potential, den Convene auf andere Divisionen auszuweiten, sicherlich positiv gegenüber. Obwohl die Kosten immer eine notwendige Überlegung sind, bin ich auch der Meinung, dass sie nicht der letzte ausschlaggebende Faktor bei einer Entscheidung sein sollten. Wenn die Lösung alle schmerzhaften Punkte angeht und eine nahtlose Zusammenarbeit fördert, so wie es der Convene für uns bei dem CVJM getan hat, dann hat sich das System im Wesentlichen bereits bezahlt gemacht. Convene ist bereits an 120 Länderstandorten in Betrieb, so dass es als System bereits fest etabliert ist.