Your Housing Group ist einer der größten Anbieter von erschwingliche Wohnung im Vereinigten Königreich und verwaltet 33.000 Wohnungen im Nordwesten, in Yorkshire und in den Midlands.  Your Housing Group nutzt Convene seit Juni 2016.

Bekommen Sie Unterstützung von Ihrem Vorstand

Es ist wichtig, mit dem Buy-in des Vorstandsvorsitzenden und auch des Hauptgeschäftsführers zu beginnen. Es macht es einfacher, eine Änderung der Sitzungspraxis umzusetzen, wenn Sie deren Unterstützung haben. Unser Hauptgeschäftsführer war sehr daran interessiert, zu einer digitalen Art von Sitzungen zu wechseln, anstatt mit Pappverpackungen weiterzumachen. Damit verbunden war unser Wunsch, aus administrativer Sicht auch den Prozess der Erstellung von Sitzungsunterlagen digital zu gestalten. Your Housing Group war auf der Suche nach einer besseren Möglichkeit, dem Vorstand und der Exekutive komplexe und umfangreiche Berichte vorzulegen. Wir würden Informationen zusammentragen und eine einzige PDF-Datei erstellen, die zwischen 20 und mehr als 400 Seiten umfassen könnte. Wir mussten die Seiten der Dokumente jedes Mal manuell nummerieren, wenn jemand seine Berichte oder Aktualisierungen einschickte, bevor wir sie zu einem einzigen Paket zusammenstellen konnten. Dies war zeitaufwändig, und größere Berichte ließen sich nur schwer einscannen, lesen und überprüfen. Wir haben unseren Vorstandsmitgliedern iPads zur Verfügung gestellt, was sie für den Änderungsprozess begeisterte und dazu beitrug, jegliche Bedenken hinsichtlich der Verwendung einer vollständig digitalen Lösung auszuräumen. Dann begannen wir mit der Suche nach einer Plattform, die die Sitzungen für den Vorstand und das Team erleichtern und den Prozess der Erstellung der zu präsentierenden Vorstandsunterlagen rationalisieren würde.

Verstehen, dass technische Fähigkeiten unterschiedlich sind

Unsere Vorstandsmitglieder haben unterschiedliche Hintergründe und kommen aus verschiedenen Sektoren. Einige von ihnen nutzten bereits andere Sitzungslösungen in den anderen Institutionen, in denen sie als nicht-exekutive Direktoren tätig sind. Daher waren sich einige von ihnen bereits bewusst, welchen Unterschied die Digitalisierung von Vorstandssitzungen machen könnte. Angesichts des breit gefächerten Wissens über die Technologie und der vorhandenen technischen Fähigkeiten des Vorstands testeten wir die Convene-Lösung zunächst in Gruppenübungen, bevor wir sie durch Einzelanwenderschulungen vollständig implementierten. Außerdem hatten wir nach den Vorstandssitzungen Supportsitzungen und baten um Feedback. Auf diese Weise konnten wir über die Vorteile des Verfahrens in der Praxis sprechen und darüber, was die Mitglieder des Vorstands von der Anwendung für sie erwarten konnten.

Finden Sie heraus, was für Ihren Vorstand funktioniert

Früher hatten wir eine Lösung für die gemeinsame Nutzung vor Ort, die manchmal nur von begrenztem Nutzen war; unsere nicht geschäftsführenden Direktoren sind für Vorstandssitzungen hier, aber nicht immer vor Ort, so dass sie sich nicht einloggen konnten, wenn sie es brauchten. Das ist bei Convene nicht der Fall, da es in der Cloud gehostet wird. Vielen unserer Vorstandsmitglieder gefällt die Tatsache, dass Convene eine All-in-One-Lösung ist. Sie können Dokumente an einem Ort unterzeichnen, bevor sie sich an einem anderen Ort treffen, sie können Anmerkungen austauschen, sie können abstimmen und sie können sich auch jederzeit einloggen, um frühere Vorstandspapiere einzusehen, ohne sie herunterladen zu müssen. Convene hat auch den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Erstellung von Sitzungsberichten und Board-Packs erheblich reduziert. In Convene müssen Sie nur noch alle relevanten Dokumente und Aktualisierungen importieren, und die App stellt sie für Sie zusammen! Dies ist eine ausgezeichnete Funktion. Convene wird jetzt von unseren Vorstandsmitgliedern, Gruppendirektoren, Firmensekretäre, allen exekutiven und nicht-exekutiven Vorstandsmitgliedern und auch von einigen unserer Ausschüsse genutzt. Es gab Anfragen von Exekutivdirektoren, Convene mit ihren Management-Teams zu benutzen, und das ist etwas, mit dem wir uns in Zukunft befassen werden. Die Einführung von Convene wurde enthusiastisch mit positivem Feedback aufgenommen, und wir sehen bereits die Vorteile, die das System zu bieten hat.