Ergonomic Solutions wurde 1996 gegründet und hat sich schnell zu einem weltweit führenden Unternehmen in der Entwicklung, Herstellung und Lieferung der ergonomisch fortschrittlichsten Montage- und Sicherheitslösungen für ein breites Spektrum an statischer und mobiler Technologie-Hardware entwickelt.

Wir wussten schon seit einiger Zeit, dass andere Vorstände eine Lösung für Vorstände verwenden, so dass wir darüber nachdachten, selbst eine Sitzungssoftware zu implementieren. Wir hatten den Bedarf an einer effizienten und nahtlosen Methode zur Versendung wichtiger Informationen an unsere Nicht-Führungskräfte erkannt.

Aufgrund eines Online-Sicherheitsproblems war man der Ansicht, dass es für den Vorstand von Vorteil wäre, von unserer IT-Abteilung unabhängig zu sein. Dies gab unserer Entscheidung, eine Softwarelösung zu implementieren, zusätzliches Gewicht. Mit Convene ist für unsere Informationssicherheit gesorgt, und vertrauliche Unternehmensinformationen sind jetzt nur noch für das vorgesehene Publikum zugänglich.

Wir haben hier bei Ergonomic Solutions zwei Verwaltungsräte, den Konzernvorstand und unseren Vorstand, der von unserem CEO geleitet wird. Alle Funktionsleiter berichten an ihn. Wir halten unsere monatlichen Sitzungen auf Convene ab, das auch von unseren Vertriebsleitern genutzt wird.

Wie war Ihr Sitzungsablauf vor dem Convene?

Unser Konzernvorstand trifft sich sechsmal jährlich, unser Vorstand zwölfmal, unsere Vertriebsleiter viermal pro Jahr. Dieser geschäftige Sitzungskalender erforderte beträchtliche Zeit und Mühe bei der Zusammenstellung von Unterlagen und der Zusammenstellung von Paketen. Mit Convene können wir die Vorlagen früherer Sitzungen klonen, um sie für die nächste Sitzung zu verwenden. Wir haben jetzt einen nahtlosen Prozess der Sitzungsvorbereitung und sparen wertvolle Zeit. Wir waren historisch gesehen nicht besonders druckintensiv, aber mit Convene gibt es jetzt kaum noch einen Druck.

Periode des Übergangs

Convene ist gut aufgenommen worden. Wir finden, dass das System ein schönes Erscheinungsbild hat und benutzerfreundlich ist. Der Implementierungsprozess verlief reibungslos und ohne Unterbrechungen. Selbst unsere traditionelleren Vorstandsmitglieder sind mit der Lösung zufrieden. Ein Vorstandsmitglied war anfangs ein wenig widerstrebend, aber nachdem ihm ein Link mit Anweisungen geschickt worden war, konnte er ihn selbst einrichten!

Nützliche Merkmale von Convene

Der Überprüfungsraum macht es einfach, Dokumente zu prüfen und zu kontrollieren. Es gibt Zeiten, in denen es notwendig ist, Dokumente auszudrucken, die von der Führungsspitze überprüft werden müssen, daher ist die Druckoption mit Convene wirklich hilfreich.

Wir nutzen die Funktionalität der eigentlichen Sitzungen und Aktionen. Wir nutzen auch die Dokumentenbibliothek für unsere Berichte sowie die Ordneroption, um Quartalsberichte und Managementkonten in separaten Ordnern zu speichern. Wir verwenden die Dokumentenbibliothek, um Dokumente zu ändern und den entsprechenden Personen Zugang zu gewähren, wodurch sichergestellt wird, dass die entsprechenden Dokumente für das richtige Publikum zugänglich sind. Es ist hilfreich, nach einem Meeting auf Dokumente zugreifen zu können. Mit der Funktion Agenda ist es einfach, Tagesordnungen zu erstellen, und wenn es in letzter Minute Änderungen an einer Tagesordnung gibt, können wir die Punkte leicht verschieben.

Würden Sie Convene anderen Organisationen empfehlen?

Ja, wir würden Convene auf jeden Fall weiterempfehlen. Tatsächlich hatten wir einen Direktor, der zu einer anderen Organisation wechselte, die dann als Nicht-Verantwortlicher zu uns zurückkam. Aufgrund seiner Erfahrungen mit Convene bei Ergonomic hatte er es bei einem anderen Unternehmen etabliert.

Wir werden Convene auf jeden Fall weiter verwenden, es sei denn, etwas Drastisches geschieht!