Clarion Housing Group

Clarion Housing ist die größte Wohnungsbaugesellschaft in Großbritannien und besitzt und verwaltet 125.000 Wohnungen in über 170 Kommunen.

Vor der Anwendung von Convene: Langwieriger Verwaltungsaufwand & Einhaltung der Vorschriften

Bevor wir irgendeine Lösung verwendeten, stellten wir unsere Boardpakete manuell zusammen. Für Großauflagen, die über eine Stunde dauern würden, mussten wir eine Druckerei beauftragen. Wir würden mit 100 Seiten und einem Stempel für die Tagesordnung ankommen. Dann mussten wir alle Nummern der Tagesordnung selbst stempeln, und sobald die Pakete zusammengestellt waren, mussten wir sie physisch an die Sitzungsteilnehmer verteilen.

Eine typische Tagungsagenda könnte 1000 Seiten lang sein. Früher mussten wir davon jeweils 75 Kopien anfertigen, ohne die zusätzlichen Ausnahmen und Anhänge. Da wir zum Beispiel den Rahmen für lokale Entwicklung einhalten müssen, sehen die Empfehlungen der Regierung vor, dass diese Dokumente für alle Mitglieder vollständig sichtbar sein müssen, um zu gewährleisten, dass alle Entscheidungen auf der Grundlage solider Daten getroffen werden. Angesichts unserer rechtlichen Verpflichtungen mussten diese Pakete aufgrund ihres Status als öffentlich zugängliche Dokumente auch an jede einzelne öffentliche Bibliothek gehen. Die Funktionen von Convene tragen dazu bei, diesen Grad der Einhaltung zu ermöglichen.

Aber die Größe der Pakete bedeutete, dass sie nicht in die Briefkästen der Menschen wandern würden! Es gab noch andere unvermeidliche Probleme mit Papierpackungen. Beispielsweise wurde ein Dokument verkehrt herum gescannt oder die Dokumente wurden in der falschen Reihenfolge abgelegt. Wir hatten sogar einmal eine Gelegenheit, bei der das Flugticket von jemandem irgendwie in einem Sitzungspaket fotokopiert worden war!

Einführung in Convene: Nahtlose Implementierung und intuitive Bedienung

Nachdem wir eine Reihe von Lösungen in Betracht gezogen hatten, die in unserer internen Umfrage hervorgehoben wurden, haben wir das kostenlose Probeangebot von Convene in Anspruch genommen. Es handelte sich um eine Lösung, die mein Vorgesetzter benutzt hatte und mit der er gut zurechtkam, so dass wir eine Produktvorführung von Gemma Walford von Convene hatten. Alle waren sehr begeistert davon! Wir hatten schon früh ein Problem damit, wie wir unsere Mitglieder gruppieren, aber Convene konnte dieses Problem leicht lösen. Sobald wir die App hatten, führten wir eine Testübung durch, die von unseren Benutzern positive Ergebnisse erbrachte, so dass wir mit der Einführung von Convene begannen. Normalerweise musste ich bei der Implementierung neuer Systeme Unterstützung leisten, oft musste ich an den Schreibtischen sitzen und den Benutzern genaue Anweisungen geben - das habe ich jahrelang getan! Bei Convene ist dies jedoch nicht notwendig, da es sich um ein so intuitives System handelt. Andere Systeme erheben Ansprüche in Bezug auf Geschwindigkeit und Effizienz, aber diese klingen nicht immer wahr. Mit Convene war das wirklich der Fall!

Die Belohnungen ernten: Effizientere Meetings mit Convene

Convene hat uns geholfen, viel wertvolle Zeit zu sparen, so dass dies eine offensichtliche Effizienzeinsparung ist. Es dauert jetzt nur noch etwa 10 Minuten, um ein Brettchen zusammenzustellen. Im Allgemeinen hat uns Convene geholfen, den Papierverbrauch massiv zu reduzieren, die Dokumentensicherheit zu erhöhen und die Zusammenstellung und Verteilung von Kartonpaketen sehr einfach zu gestalten. Darüber hinaus haben wir mit der Audit Trail-Funktion von Convene die Möglichkeit zu sehen, wer jedes besonders nützliche Dokument heruntergeladen und angesehen hat. Die Dokumentenbibliothek ist ebenfalls besonders nützlich und lässt sich leicht bearbeiten. Es ist wirklich hilfreich, wenn man Dokumente in letzter Minute einreichen muss, was jeder manchmal tun muss! Die Tatsache, dass Sie einen Beitrag hinzufügen oder entfernen können, ohne das gesamte Paket neu veröffentlichen zu müssen, ist ebenfalls von Vorteil. Wir waren beeindruckt, wie schnell der Datei-Upload war!

Zusammenfassung

Convene ermöglicht es uns, den Prozess der Erstellung von Verwaltungsratspaketen zu beschleunigen und effizienter zu arbeiten. Es ist kostengünstiger als das letzte System, das wir eingerichtet hatten, und wurde von unseren Mitarbeitern gut angenommen.